Ich bin jetzt schon seit einiger Zeit überzeugter GTD-Jünger und einige der Methoden haben mir sehr bei der Produktivitätssteigerung geholfen.
Wer trotz des ganzen Hypes um das Thema bisher noch nichts davon gehört hat und seine ToDo-Liste gerne effektiver abarbeiten würde, sollte mal einen Blick auf die beiden Bücher Getting Things Done und The Now Habit werfen: Es lohnt sich!
Im Grunde genommen sind die hinter GTD stehenden Ideen und Techniken nichts wirklich neues oder etwas, auf das man nicht auch selbst kommen könnte – trotzdem bin ich erst nach dem Lesen von David Allens Buch auf die konsequente Anwendung einiger Methoden umgestiegen.
Für diejenigen, die nicht wissen worum es geht: Grundprinzip von GTD ist das Aufschreiben und Sammeln aller offenen Aufgaben und Projekte. Egal ob man im Baumarkt noch Schrauben kaufen oder ein großes Kundenprojekt bearbeiten muss – alles landet auf einem Zettel, welcher dann in die Ablage einsortiert wird.
Das Repository
Die Ablage ist der zentrale Anlaufpunkt für die ToDos: Hier werden die Aufgaben gesammelt und in Kategorien eingeteilt:
- Stuff: Dinge, von denen man noch nicht weiss, was zu tun ist, bzw. ob man sie bearbeiten wird
- Inbox: Hier werden alle Aufgaben gesammelt, für welche die nächsten Schritte geplant werden müssen
- Next up: ToDos, die man erledigen kann, weil der nächste Schritt fest steht
- Waiting: Dinge für die man noch auf eine Antwort oder sonstiges Feedback wartet
- Someday: Steht irgendwann mal an, ist aber aktuell nicht akut
Das konsequente Aufschreiben und Sammeln der Aufgaben in der Ablage dient einem Zweck: Den Kopf frei und die Gewissheit zu haben, dass man nichts von den Dingen vergisst. Auch wenn es einem nicht bewusst sein mag: Unser Gehirn verbringt sehr viel Zeit und Aufwand damit, ständig unsere Vorhaben in der Erinnerung zu halten – die Ablage nimmt ihm diese Aufgabe ab und gibt uns einen sicheren Rückhalt, weil wir wissen, dass wir dort alles aufgeschrieben haben.
Aufgabe aufschreiben
Das Vorgehen beim Aufschreiben ist folgendes: Dauert das Erledigen der Aufgabe weniger als zwei Minuten, wird nichts aufgeschrieben, sondern sofort angepackt – wozu die Zeit in der man das Problem lösen kann mit unnötiger Bürokratie verschenken?
Alles was länger dauert als die besagten zwei Minuten bekommt einen eigenen Zettel: Für Projekte (mehrere zusammenhängende Aufgaben) nehme ich immer ein DIN A4 Blatt, für einzelne Aufgaben einen kleinen Notizzettel. Ist die Aufgabe aufgeschrieben, muss sie in eine der Ablagekategorien einsortiert werden. Viele Dinge packen wir nicht produktiv an, weil wir nicht wissen, was der nächste Schritt sein muss – ist der nächste Schritt klar, kommt der Zettel in Next Up, ansonsten wandert er in die Inbox.
Bevor ich das Buch gelesen hatte, habe ich meine Aufgaben immer elektronisch mit TaDa-List verwaltet, weil ich mir dachte, dass es das praktischte ist – ich hab mich kräftig geirrt! Was das Tracken der ToDos angeht, bin ich absoluter Fan der analogen Handhabung: Es ist für mich viel praktischer und effektiver, weil die Zettel direkt greifbar sind. Auf den Zetteln kann man kritzeln, durchstreichen, weitere Notizen machen etc – die Verwaltung ist intuitiver und läuft bei mir analog wesentlich besser.
Lediglich bei meinen E-Mails arbeite ich meine Aufgaben direkt im Thunderbird ab. Ich habe (wie auch im Buch empfohlen) einfach zwei Ordner in meiner Inbox eingerichtet: Waiting for und Actions. Da sammel ich alle anstehenden Aufgaben in Kundenprojekten oder auch ausstehende Zahlungen von Online-Einkäufen etc. So weiss ich auch immer, welches Feedback mir noch fehlt.
Organisieren der Ablage
Um die Ablage auf dem laufenden zu halten, sollte man sich mindestens einmal pro Woche die Zeit und jeden der Zettel einmal in die Hand nehmen: Es geht um das Aufräumen und neu einsortieren der ToDos. Stuff, den man doch nicht bearbeiten möchte, wandert in den Papierkorb – die nächsten Schritte für die Aufgaben in der Inbox werden geplant und in Next Up einsortiert – Feedback für Dinge in Waiting for ist mittlerweile vielleicht eingetroffen und auch einige der Zettel können in Next Up.
Je voller die einzelnen Boxen sind, desto öfter sollte man diesen Vorgang machen. Ich komme ganz gut damit hin, jeden Samstag alles durchzugucken, weil ich meine Zettel eigentlich sowieso auch schon beim Erledigen von Aufgaben auf dem neusten Stand halte.
Abarbeiten der Ablage
Wenn man Zeit hat, um eine Aufgabe zu erledigen, greift man in die Next Up Box und packts an. Die Next Up Box könnte man – wie im Buch genauer beschrieben – auch noch weiter unterteilen: Je nach Kontext, können manche Dinge ja nicht direkt bearbeitet werden oder es gibt verschiedene Prioritäten. Da ich aber im Allgemeinen nicht so viele Zettel in der Ablage habe, würde es sich bei mir aber nicht lohnen, das weiter zu unterteilen – für Leute die das System in der Firma einsetzen, kann es aber sehr hilfreich sein.
Soviel als Einleitung in das Thema. Wer gerne eine etwas detailliertere Einführung haben möchte, dem sei Frank Westphals Podcast zu Getting Things Done empfohlen. Frank geht auf viele Bereiche aus dem Buch ein und erzählt auch einiges von seiner Handhabung – sehr interessant!
Da der Artikel jetzt schon länger ist, als ich eigentlich dachte, werde ich die Tage nochmal was zu dem Buch The Now Habit schreiben. Dort geht es nicht direkt um Getting Things Done, sondern um das Bekämpfen der Eigenschaft, Aufgaben aufzuschieben. Das Buch lässt sich sehr gut im Anschluß an GTD lesen und geht auch auf die psychologischen Gründe ein, die uns Dinge nicht erledigen lassen – dazu aber dann wie gesagt in ein paar Tagen mehr.
Der Artikel zu The Now Habit ist mittlerweile fertig.
Mich würde interesieren, wer von euch GTD anwendet und wie ihr die einzelnen Aspekte handhabt – wo macht ihr Dinge anders als vorgeschlagen, weil sie so besser für euch funktionieren und was hilft euch am meisten?
29. Oktober 2006 um 16:29
Gian Massüger schreibt:
Ich habe erst vor Kurzem mit GTD begonnen und bin begeistert davon. Wie Du schon erwähnt hast, ist das System nicht revolutionär, jedoch kann es sehr viel zu produktiverem, effizienterem Arbeiten beitragen.
Habe Deinen Beitrag zur wortspielzeug.ch-Blogschau hinzugefügt: http://www.wortspielzeug.ch/2006/10/29/blogschau-am-29-oktober-2006/
30. Oktober 2006 um 12:20
stffn schreibt:
Und nervt es nicht, durch das analoge so örtlich gebunden zu sein? Ich würde mir außerdem eine größere Integration mit E-Mails und anderen elektronischen Projektmanagement-Tools wünschen. Was machst du, wenn dein Uni-Projekt mit Trac arbeitet? Passt das zusammen? Hälst du die Infos dann redundant (ausfallsicher!
?
30. Oktober 2006 um 13:39
Dennis schreibt:
Das mit dem örtlich gebunden sein ist ja wieder so eine Kontext-Sache: Bei mir sind die meisten der ToDos arbeits- oder studiumbezogen – wenn ich Dinge erledigen möchte, brauche ich also eh größtenteils meinen Rechner dazu und der steht direkt neben meiner Ablage
Die Ablage skaliert in dem Sinne ja auch nicht, dass mehrere Leute damit arbeiten könnten – solche Problemstellungen müssten durch andere Tools, wie in dem von dir erwähnten Fall mit dem Projekt wo mehrere Leute involviert sind zum Beispiel Bugtracker, kollaborative ToDo-Listen oder ähnliches gelöst werden.
Passt das zusammen? Ja klar, denn mit dem vorgestellten System manage ich meine Aufgaben – ich komme sehr gut so zurecht und weiche für andere Aufgabenstellungen, wo es nicht angebracht ist (z.B. Teamarbeit) auf andere Möglichkeiten aus.
Redundante Datenhaltung? Hehe, da könnte man beispielsweise jeden Samstag beim Durchgehen der Zettel mit nem Kopierer ein Backup erstellen
30. Oktober 2006 um 17:08
stffn schreibt:
Ach so, die Redundanz war als mögliches Problem gemeint: liegen bei dir deine Aufgaben dann doppelt vor, einmal analog in der Ablage und nochmal digital im Projekt-Tool (Trac ist übrigens auch schick)? Oder liegt dann in der INBOX der Zettel “Ins Projekt-Tool schauen”?
Das Problem gibt es bei jeder digitalen Form auch, den Überblick über die Aufgaben in den verschiedenen Tools zu behalten, ohne es einfach irgendwo noch ein zweites Mal aufzuschreiben oder einzutragen (die Synchronisierung könnte dann anstrengend werden). Du hast ja auch schon E-Mail und Ablage. Oder gibt es schon Aufgaben-Aggregatoren, um alles, was ansteht auf einen Blick zu haben? Trac bietet z.B. Feeds an, nur wo trage ich dass dann zusammen? Wäre vielleicht lohnenswert, noch ein paar Gedanken drauf zu verschwenden und zu recherchieren.
26. November 2006 um 01:32
Karl schreibt:
Hi Dennis,
super Artikel. Finde deine Umsetzung von GTD toll und werde mir da auch was davon abschauen. Ich hab das Buch ebenfalls gelesen und verwalte meine Aufgaben derzeit mit OpenOffice Calc. Und zwar hab ich 6 Spalten: Thema, Task, Nächste Schritte, Kontext, Aufwand, Priorität. Dazu hab ich mir nen AutoFilter erzeugt und kann bequem filtern. Allerdings nervt es schön langsam so viele Felder auszufüllen. Und wenn ich mich so beobachte, dann nutze ich die das Filtern kaum.
Für jede Aufgabe einen Zettel zu nehmen auf dem man Kritzeln, Skizzieren, Durchstreichen und ihn nach Erledigung zerknüllen und wegwerfen kann, ist eine gute Idee.
Jedenfalls hat mir GTD auch geholfen Dinge wirklich anzugehen und zu erledigen. Sich den nächsten Schritt zu einer Aufgabe zu überlegen hilft enorm!
Schöne Grüße von einem Freiberufler-Kollegen aus Wien
9. Dezember 2006 um 13:25
Sebastian schreibt:
Ich hab mir die deutsche Ausgabe des Buches bestellt – kommt heute an. Genau so ein System hab ich immer gesucht -und durch dich hab ich es gefunden.
Schön wenn man sich nicht alles Merken muss weil es irgendwo sachlich abgelegt ist – momentaner Stand bei mir ist immer wieder – ich hab es mir nicht gemerkt und vergessen. ;(
Und als nütliches Tool hab ich mir gleich für 2007 ein Moleskine Wochenplaner zu gelegt. Mein Taschen-Notebook: immer am Mann!
9. Dezember 2006 um 13:46
Dennis schreibt:
Unser Gehirn ist sehr gut, um sich Dinge einfallen zu lassen – leider jedoch nicht so gut im sich Dinge merken
Grade heute hat Frank Westphal auch was über Midnight Inbox – ein GTD Programm für OS X – geschrieben.
Das Moleskine ist übrigens auch eine gute Idee, wer es mir denke ich auch für 2007 zulegen. Wo hastes her?
3. Januar 2007 um 14:44
Sven schreibt:
Hallo und danke für Beitrag!
Ich war auch auf der Suche nach einem System, um meine Sachen etwas effektiver zu erledigen und bin dabei auf Deinen Beitrag gestoßen. Das Buch von David Allen hab’ ich mittlerweile auch zuhause liegen, bin aber bisher noch nicht dazu gekommen, es zu lesen.
Allerdings hab ich bei einer erneuten Suche http://www.zeitzuleben.de/artikel/persoenlichkeit/getting-thins-done-david-allen.html
gefunden. Dort ist GTD nochmals in einer etwas komplexeren Form mit 43 (!) Ordnern beschrieben. Da hab’ ich dann auch den Link zu einer Firefox-Extension, mit der man das Ganze in Google-Mail integrieren kann, gefunden. Die Extension gibt’s hier: http://www.gtdgmail.com/
Ausprobiert hab’ ich es noch nicht, aber für alle, die sich über die mangelnde Flexibilität bei dem “Papierkram” beklagen, ist das vielleicht eine Alternative.
Viele Grüße,
Sven
1. Juni 2007 um 01:03
Thomas Preymesser schreibt:
Bei dieser Methode erinnert mich viel an mein geliebtes TimeSystem. Die Idee dahinter (von der Verwaltung von fixen Terminen, Adressen und sonstigen Daten abgesehen), war ja auch, daß man Aufgaben zum einen überhaupt mal schriftlich festhält und sich dann z.B. abends für 10 Minuten überlegt, welche Aufgaben z.B. morgen erledigt werden sollen. Dadurch hat man dann auch wieder den Kopf frei, ohne sich Gedanken machen zu müssen, ob man morgen nicht vielleicht doch etwa vergesssen wird. Allerdings ist das dort etwas ‘linearer’ organisiert/gedacht – d.h. man im Prinzip eine große Aufgabenliste für den ganzen Monat und plant jeweils für den nächsten Tag/die nächsten Tage.
Es spricht aber auch nichts dagegen, dort das Prinzip der hier beschriebenen Ablage einzuführen, in dem man in der ‘Databank’ (das sind nur ‘Fächer’ von 1-10 beschriftet, die z.B. für verschiedene Projekte verwendet werden können), einfach diese Kategorien beschriftet und dort auch einzelne Blätter ablegt.
Und man kann das auch bequem überall hin mitnehmen.
15. Oktober 2007 um 13:01
Holger schreibt:
Sehr interessantes System, werde mir gleich mal das Buch bestellen! Bin auch an einer “non-paper” version interessiert, werde mal den Tipp von von der Gmail Extention ausprobieren. Danke!